Você é proprietário de uma microempresa ou de uma empresa de pequeno porte? Se a sua resposta é sim, deve saber que, a partir de julho de 2018, é obrigatório fazer a implementação do eSocial.

Se você ainda não está por dentro do assunto, ou se não começou a fazer a adequação da sua empresa para o atendimento desta demanda estabelecida pelo Governo Federal, é importante se apressar. Isso porque são pesadas as multas para os empresários que descumprirem esta obrigação.

Mas dá tempo para se organizar corretamente, e nem por isso é preciso se preocupar. A implantação do eSocial começou em janeiro deste ano para as grandes empresas, e, a partir de julho, também é aplicada nas micro e pequenas empresas.

Abaixo, você vai conhecer mais sobre o eSocial e também ver como aplicar ele tanto nas microempresas quanto nas empresas de pequeno porte.

A função do eSocial
O eSocial é um novo programa eletrônico fornecido pelo Governo Federal, e que faz parte do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED). A sua criação se deu por meio do decreto 8.372, publicado em 11 de dezembro de 2014, e que visa unificar a prestação das informações fiscais, bem como as previdenciárias e trabalhistas dos empregadores, informando tudo ao governo.

Assim, o eSocial se tornará um importante banco de dados, que terá de ser aplicado por todos os empregadores no país. Isso vai reunir diversas informações sobre os trabalhadores. Os dados vão estar disponíveis para o Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal e INSS.

Mesmo tendo nascido em 2014, somente agora, em 2018, que houve a implantação do eSocial, visando englobar empresas de todos os setores, assim também como as pessoas físicas que contratam empregados domésticos.

Quem deve aderir ao eSocial?
Devem participar do programa as empresas de todos os tamanhos. O eSocial é válido tanto para as microempresas quanto para as empresas de pequeno porte. Empresas grandes também precisam se integrar ao sistema.

Este programa irá contar com informações com dados de mais de 45 milhões de pessoas, sendo estes trabalhadores formais. Na prática, será um grande banco de dados.

Quais são os seus objetivos
O eSocial não é uma legislação nova, mas serve para reunir todas as leis ligadas à previdência e ao ramo trabalhista com determinados objetivos.

Um deles é garantir a viabilização de direitos trabalhistas e previdenciários aos empregados, assim também como buscar a intensificação do controle, para que o governo possa fiscalizar eletronicamente as organizações.

A função também é para deixar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de maneira uniforme, e, por fim, visa a obrigação das empresas para que sigam as legislações atuais, para que fraudes sejam evitadas, bem como garantir que todas as legalidades trabalhistas possam ser permitidas.

Quais informações são solicitadas pelo eSocial
Quando o eSocial ainda não existia, as informações de cunho fiscal, previdenciário e trabalhista deveriam ser enviadas por um contador para diversos sistemas do governo, como por exemplo a Receita Federal, Previdência Social ou Ministério do Trabalho.

Porém com a chegada do eSocial, todas as informações devem ser inseridas em um único ambiente eletrônico, com uma maneira integrada ligada ao Ministério do Trabalho, a Receita do Trabalho a Caixa Econômica Federal e a Previdência Social.

São diversas as informações que estarão inseridas no eSocial, entre cadastros manuais e declarações. O fato de unificar estas obrigações em uma base de dados vai evitar divergências para acontecer o preenchimento de cada uma das informações. É função do eSocial a de padronizar todos os dados que virem a ser presentes a partir de agora.

Quem não cumpre o eSocial corre sérios riscos
Se uma microempresa ou empresa de pequeno porte não participa do eSocial, ela pode ganhar uma multa pesada do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Esta multa pode ser a partir de 150% do valor a ser pago no imposto de renda.

Da mesma forma, também podem sofrer encargos os empregadores que não colocarem as informações de forma correta no eSocial ou lançar estas informações de maneira desassociada.

O eSocial não irá calcular o valor do imposto de renda
Mesmo que este programa esteja vinculado à Receita Federal, o eSocial não terá a função de calcular o valor do imposto de renda. O que ele irá calcular é relacionado à previdência por meio da tributação em que as empresas devem enviar, e também a tributação para que o programa consiga identificar, e que seja um procedimento correto e adequado.

Com isso, o eSocial impõe para as empresas que devam trabalhar com informações em tempo real. Antes disso era normal na rotina de uma organização fazer o processamento das férias, ou de banco de horas quando a folha de pagamento fosse fechada.

Porém, a partir de agora, não vai mais ser possível fazer este atraso para a atualização de cada dado. Os prazos vão precisam ser cumpridos em tempo real, e tudo deverá ser modificado, quando preciso, de forma online e com muita praticidade.

Assim, o setor de recursos humanos de uma empresa deverá estar bem preparado para esta mudança.
Ou seja, será necessário conhecer a legislação trabalhista, de forma que sejam cumpridas as rotinas da vida laboral de todos os colaboradores. E isso tudo deve ser feito nos prazos corretos e estabelecidos previamente. Se não acontecer, a empresa terá de pagar multas.

O eSocial mudará a operação das empresas
Se sua micro ou pequena empresa ainda não se cadastrou no eSocial, saiba que é necessário fazer isso o quanto antes para evitar sanções e multas pesadas. O programa irá mudar a cultura operacional das empresas principalmente na rotina trabalhista. Seu impacto será direto nos empresários e nos trabalhadores também.

Para isso, será necessário também investir melhor em tecnologia, e no treinamento de uma equipe capacitada no setor de recursos humanos. Mas se você e sua empresa se atualizarem corretamente, não passarão por grandes problemas. E, assim, estará atualizado com as obrigações profissionais de sua empresa.